WBSとは?導入するべき理由5選や導入する際の注意点について解説

CXBOTTLE編集部
125

WBSとは何か?

WBSとは「Work Breakdown Structure」という言葉の略であり、「作業分解構成図」という意味になります。

WBSという単語は、システム開発の時に使われることが多く、プロジェクトの計画を立てる時に作成します。

今回は、このWBSを正しく、また効率的に使えるように詳しく解説していきます。

WBSとは?導入するべき理由5選


では、WBSを導入することにより、企業にどのようなメリットがあるのか、なぜ導入するべきなのかということについて解説していきます。

ここでは導入するべき理由を全部で5つ解説してきます。

1:作業目的の明確化が図れる


まず1つ目は、WBSを導入することにより、作業の目的が明確になるということです。

作業する際にWBS化することで、どんなタスクをこなさなければいけないのかという事をはっきさせ、タスクを整理しやすくなります。

作業を明確にすることで、作業漏れ防止にも繋がるということもメリットの1つと言えるでしょう。

2:役割をチームで分けやすい


2つ目は、タスクの役割をチームごとに分けやすいということです。

WBSを利用しない場合、タスク漏れや曖昧になる部分もありますが、WBSを用いることによって、どのチームがどのタスクをして、作業を完成させなければいけないかということが明確に分かるので、チームにタスクを任せやすくなります。

他にも、WBSを共有することで、振り分け番号などでタスクを伝えられ、チーム作業の効率化、仕事の効率の向上が期待できます。

3:全体的な進捗管理がしやすい


3つ目は、プロジェクトなど全体的な進行状況が管理しやすいということです。

チーム内でタスクを共有しているため、どのタスクが終了していて、どのタスクが進行中なのか、また途中で必要なくなったタスクを書き換えることができるので、作業ロスが少なくなります。


4:工数の可視化ができる


4つ目は、WBSによってタスクを役割分担することにより、全体の工数が可視化できるということです。

タスクを最小に分け、細かいタスクの工数を積み重ねていくことで、誤差がなく確実性の高い見積もりを出せます。よってタスクの役割がきちんとしていないと、大きく誤差がある見積もりになると言えます。

クライアントからの依頼の場合、確実性の高い見積もりを出すことによって、クライアントからの信頼を獲得でき、次の仕事に繋げることができるでしょう。

5:スケジュールが組みやすくなる


5つ目は、スケジュールが組みやすくなるということです。

工程の可視化ができることによって、おおよその見積もりを出すことができます。

可視化することによってタスクごとにどの期限までに終わらせればいいのかが分かるので、日数などを計算していくことで、どの日までに終わらせればいいのか、スケジュールが組みやすくなります。


WBSを導入する際の注意点


WBSを導入することにより、どのようなメリットがあるのかということについて解説しましたが、WBSを導入する際に気を付けなければならない点もいくつかあります。

ここでは2つに分けて、気を付けなければいけない点を解説していきます。

作業目的の明確化は必須


1つ目は、作業する上で目的をはっきりとさせておくということです。

目的を明確にしておかなければ、不要な作業をする可能性があるでしょう。

作業を始める初期の段階から、最終的にどのような商品にしたいのかという明確なイメージを持つことによって、WBSを役立てることができます。不要な工程は、作業を進めながら詳細化することをオススメします。

WBSを作る際は、1つだけでなく複数のパターンを作ることで、問題が起きた際に役立てることもできます。他にも、様々な種類のテンプレートを作ることで、効率よく作業することができます。

チームでの作業進捗をしっかり確認しておく


2つ目は、チーム内での作業進捗について、しっかり確認しながら作業を行うということです。

チーム内でWBSを共有することで、どのタスクをしなければいけないのかは分かりますが、自分のタスクが他の人が終わらなければ開始できない場合などもあるため、チーム内での情報共有は日頃からこまめにすることがとても大切になります。

情報共有をすることで、他のタスクにかける時間配分が計算できるなど、時間短縮や仕事の効率化にも繋がるため、とても大切であると言えるでしょう。

WBSを作るための3ステップ


では次に、WBSはどのように作るのかということについて説明していきます。WBSを作ってみたいけれど、どこまで作業工程を最小化すればいいのか、またどのようなことに注意して作らないといけないのかということについて、わかりやすく解説していきます。

今回は3つのステップに分けて紹介していきます。

1:タスクを洗い出す


最初のステップは、タスクを洗い出していくことです。

依頼を受けてから作業を開始するまでは、どの作業から始めればいいのかわからない状態なので、プロジェクトマネージャーを筆頭にWBSを作成していきます。納品物に必要な作業を洗い出して、担当者に合意を得ることが必要になります。

機能要件と非機能要件を明確にすることが必要であり、機能要件とは顧客が求める機能のことを意味しており、非機能要件とは客が求める要件のことを意味しています。

2:タスクの優先順位を設定する


そして2つ目のステップは、タスクの優先順位を設定していくことです。

作業の優先順位をつける上で、タスクの依存関係を考えながら順位をつけるということが必要であり、先にどのタスクを終わらせなければ次のタスクができないのか、また同時進行でできるタスクはどれなのかを明確にしなければいけません。

クリティカルパスを明確にしなければ、仕事の延滞などにもつながり、企業のイメージを損なう場合もあります。

クリティカルパスとは、プロジェクトの全ての工程を線で結び、最長になる線のことを意味しています。

3:タスクの構造化をする


最後3つ目のステップは、全てのタスクを構造化するということです。

全てのタスクを順序に並び替え、それらのタスクを同じレベルごとにまとめていきます。ここで注意する点は、下位層のタスクを足すと、上位層のタスクになるようにしなければいけないということです。

この構造化がきちんとできれば、タスク漏れやタスクの抜けなどを防ぐことができます。

WBSの作成を効率化してくれるおすすめツール5選


WBSを作成する際には、ツールが必要となってきます。手書きで書いたり、パソコンを使って作成したりするのもいいのですが、チームで仕事するとなると、プロジェクトが進んでいくにつれ共有などが難しくなります。

そこで、ここからはWBSを作成する際に、効率よくしてくれるオススメなツールを5つ紹介していきます。

1:Brabio!


まず1つ目は、「Brabio!」というツールです。

Brabio!とは、グループごとにプロジェクトの作成が可能で、同じグループで違うプロジェクトの場合も、作成可能なツールとなります。

他にも管理者、スタッフ、パートナー、ゲストの4つのユーザーモードがあるので、社外の人とも簡単に情報共有ができて、プロジェクト毎にユーザーの権限も変更可能であるため、社外秘などの情報漏洩の心配はないでしょう。

進捗管理も簡単にできるため、一目でタスクがどのくらい進捗しているのかが分かり、また進捗報告を依頼することもボタン1つで行うことができます。

2:Excel Apps


2つ目は、「Excel Apps」というツールです。

Excel AppsとはMicrosoft Excelを元にしたツールで、Excelを利用している人には使いやすいツールとなっています。数式を入力することが得意な人であれば、初めて利用する場合でも使いこなせるでしょう。

このツールは、縦軸にこなさなければいけないタスクを順に入力していき、その横にタスクを終了するのに必要な日数、開始日、終了日を入力し、さらにその横に数式を入力すると、自動的にWBSを作成してくれます。

数式を入力することで、予定変更も簡単にできますが、注意しなければいけないのは、条件付き書式で数式を用いるとセル同士が結合するので、セルを間違えて消してしまった場合、正確な日数などが表示されなくなる場合があるということです。

また、このツールで計画を更新する場合は時間がかかるため、きちんと予定を立ててからWBSを作ることがオススメとなります。

3:Jooto


3つ目は、「Jooto」というツールです。

Jootoとは、目的別に型を選べるようになっており、目的別とは他に、職業別でも型を選べるようになっています。

複数のプロジェクトが同時進行している場合でも、このツールを利用すれば1つのダッシュボードで管理できるようになっているので、作業の手間を省くことができ、ツールのデザインもシンプルになっており、専門知識は必要ありません。

他にもたくさんの機能が利用でき、チーム内でのコミュニケーションもスムーズに取ることができ、外部連携機能が可能なため、自分でスケジュールを管理することもできます。

4:Edrwa


4つ目は、「Edrwa」というツールです。

Edrwaとは、各業界に特化したテンプレートが搭載されており、短時間でWBSを作成することも可能で、形式はOffice系のような分かりやすいUIを使っているため、操作しやすいツールとなります。

他にも、ダイアグラムが280種以上搭載されており、デザイン性に優れているため、自分の好きなデザインを選ぶこともできたり、作成したりすることもできます。

そして、様々なファイルの形式に対応していて、ワンクリックで必要なファイルの形式で相手に送ることができます。

5:TeamHack


そして最後5つ目は、「TeamHack」というツールです。

TeamHackとは、タスクごとにチャットができたり、プロジェクトで必要なファイルを送る際に、チャット機能もあるので楽にやりとりしたり、ワンクリックでタスクの終了を知らせることができ、他にもタスクの登録も簡単にできるツールとなります。

そして、タスク管理機能も充実しており、時間測定機能、タスクの達成度表示、期限切れのタスク通知などがあり、期限内にプロジェクトを終了できるための機能が多くあります。

タスクの検索機能、複数のプロジェクトもタブを切り替えるだけで簡単に行うことができます。

WBSとは何かを知りタスク管理に導入してみよう!


このように、WBSを取り入れることで、作業を分解し構造化することができ、作業の明確化、またプロジェクトが正確に進捗しているのかなどを確認できます。

WBSを取り入れる際には、きちんとステップを守りながら有効に活用することで、作業の効率化、企業への期待度も上げることができるでしょう。WBSを正しく有効活用し、タスク管理することが、プロジェクト成功の大きなステップにつながります。

記事スコア: 125

CXBOTTLE編集部の他の記事も読む

  • Taskworldが持つ特徴8つとメリット4つ!料金プランや使い方も解説

    TaskworldについてTaskworldとはタスク管理ツールです。その特徴は充実した機能と、洗練され使いやすくデザインされたひとつひとつのツールの使い易さです。 機能性と使いやすさの2つを追求した、総合タスク管理、プロジェクト管理ツールとしてTaskwor 続きを読む

  • QuickSolutionの4つの特徴|7つの導入メリット・料金プランを紹介

    QuickSolutionとはQuickSolutionは、日本の産学官連携による共同研究によって開発された純国産の企業内検索ソフトです。QuickSolutionのコア・アルゴリズムは豊橋技術科学大学で開発され、その後、住友電工・住友電工情報システムが評価や 続きを読む

  • AdFlowとは?AdFlowの特徴7つに制作に必要な搭載機能7つを紹介

    AdFlowとは?AdFlowは、創業の2007年からインターネット広告を中心に10万本を超える広告クリエイティブを手掛けてきた株式会社クリエイターズマッチが、自社の業務を効率化するために開発した、制作現場から生まれたプロジェクト管理ツールです。アパレル・化粧 続きを読む

  • flouuの特徴と機能4つ|flouuの導入メリット4つや料金プランなど紹介

    flouuとはflouu(フロー)とは、プライズ株式会社が提供するオンラインナレッジ共有ツールです。テレワーク人口の増加にともない社員同士が対面する機会が減っています。そのため、どのような手段で情報の管理・共有をするのかは多くの企業が抱える共通の課題となってい 続きを読む

  • Brushupとは|Brushupの特徴5選や料金プラン4選など紹介

    BrushupとはBrushupとは、イラストや動画など作品の校正や受け渡しを工程管理も含めて1つにまとめられるツールです。Webサイトやドキュメント、広告や動画、イラスト、デザインなどにコメントや手描きでフィードバック可能です。必要なやり取りも同時に行え、効 続きを読む

  • Qastとは?Qastの特徴6つと特徴的な機能7選に料金プランを紹介

    Qastとは?Qastとは、Q&Aとメモを使って社内のナレッジを共有する、知恵袋のような情報共有ツールです。社内のわかりづらい作業やシステムなど、何度も同じ説明を繰り返すのは非効率的ですが、Qastを使えばいつでもQ&Aを見直せるので、何度も説 続きを読む

  • クラウドログの特徴7つを解説!利用料金や5つの導入事例も紹介

    クラウドログ(CrowdLog)とは?クラウドログとは、クラウドワークスが提供しているクラウド型プロジェクト管理サービスのことを指します。これは、同社が以前提供していた「イノピーエム」を全面リニューアルしたものです。働き方が目まぐるしく変化している現代において 続きを読む

  • Bizer teamとは?Bizer teamの特徴6つや料金プランを解説

    Bizer teamとは?「Bizer team」とは、チームの生産性を上げることを目的としたタスク管理ツールです。チェックリストによる業務フローの可視化と、メンバー全員による進捗状況の共有ができます。それによって仕事の解像度があがり、チームが協力しやすくなり 続きを読む

  • SAVVY/EWAPとは?SAVVY/EWAPの特徴6つや料金を解説

    SAVVY/EWAPとは?SAVVY/EWAP(サビー・イーワップ)はジップインフォブリッジ株式会社が2006年11月から販売している、全文検索エンジンと多観点ツリー搭載の情報検索システムです。同社がすでに展開している超高速全文検索エンジンSAVVYシリーズの 続きを読む

  • ZACの特徴9つ|料金プランやZACを活用しやすい業種5つも紹介

    ZACとは?プロジェクトの成否は、企業の業績を左右するキーファクターです。プロジェクトを成功させるためには適切なマネジメントが必要ですが、従来のアナログな手法ですべて行うには限界もあるでしょう。経費管理や販売管理など、企業の基幹業務を一括して効率よく管理する必 続きを読む

  • Quipが持つ特徴4つと料金プラン|メリットや使い方も解説!

    Quipとはどんなツール?Quipは、リアルタイムのデータ、組み込みの共同作業ができるツールになります。文書やスプレッドシート、チャットがうまく組み合わさっているというものです。文書、スプレッドシート、スライドの作業を共同で行い商談で活用できます。営業活動がこ 続きを読む

  • デスクトップで使えるToDoリストのおすすめツール12選|活用するメリット

    ToDoリストとは?ToDoリストとは、「やるべきこと」のリストです。やるべきことには、仕事だけでなく、「○を買う」といった日常の買い物のメモや、「○さんに電話」「メール送信」という細かい作業も含めることができます。ToDoリストを作る方法には、メモや手帳など 続きを読む

  • Excelでスケジュール管理をするメリット6つ|注意点やテンプレートも紹介

    スケジュール管理とは仕事をする上でとても重要となってくるのが、納期を遵守することです。そのためには個人だけでなくチームメンバー全体が、何をいつまでにやるか事前に決め行動する、すなわちスケジュールを把握、管理することが重要となってきます。ここでは個人、チームでタ 続きを読む

  • Remenber The Milkって何?特徴6選やおすすめの使い方を解説

    タスク管理ツール「Remember The Milk」とは?2005年にリリースされた「Remember The Milk」は、シンプルなタスク管理ツールで、起動スピードが速く、忙しい人に最適なTo Doアプリです。Windows版、Mac版のほか、Andro 続きを読む

  • ただのメモ帳でないEvernoteとは?仕事でのおすすめの活用方法7選

    Evernoteとは?皆さんはEvernoteという言葉を聞いたことがあるでしょうか。"Evernote"とは、ノートを取るようにテキストや画像、文書など大切なものを何でも記録しておくことができるツールです。パソコンやスマートフォン、タブレットなどあらゆる端末 続きを読む

  • Slackを活用してタスク管理!連携すると便利なタスク管理ツール7選

    Slackとは?Slackとは職場などでの新しいコミュニケーションツールの1つです。Slackはメールの様なお互いのやり取りだけでなく、会話やフォローが簡単でアイコンなどでコミュニケーションが取りやすく、通話やファイル共有、他のアプリ連携が可能です。また、グル 続きを読む

  • タスク管理ツールを徹底比較!おすすめのタスク管理ツール15選

    タスク管理とは?タスク管理とは、仕事や学習目標などを達成するために必要な作業をブレークダウンした「タスク」の実行順序や進捗状況を管理することです。タスク管理は「ToDo管理」と呼ばれることもありますが、管理内容が異なります。タスク管理は、プロジェクトの管理にも 続きを読む

  • カンバン方式のタスク管理とは?得られる効果やおすすめアプリ・ツール6選を紹介

    カンバン方式とは何? カンバン方式は、トヨタ自動車が開発した生産管理の方法で「カンバン」と呼ばれる生産指示書により工程管理、在庫管理を行う方法です。複雑なシステムを使わずに在庫を最小にできます。ジャストインタイムと対で語られ、メンバーにわかりやすいようにタスク 続きを読む

  • Googleカレンダーをガントチャートのように使うには?連携できるツールも紹介

    Googleカレンダーとは何?Googleカレンダーというのは、Googleが提供している無料のオンラインカレンダーアプリです。GoogleカレンダーではGmailやドライブなど他のGoogleサービスと連携したり、グループでスケジュールを管理したりできます。 続きを読む