Excelでスケジュール管理をするメリット6つ|注意点やテンプレートも紹介

CXBOTTLE編集部
125

スケジュール管理とは


仕事をする上でとても重要となってくるのが、納期を遵守することです。

そのためには個人だけでなくチームメンバー全体が、何をいつまでにやるか事前に決め行動する、すなわちスケジュールを把握、管理することが重要となってきます。

ここでは個人、チームでタスク管理する上でのポイントをご紹介します。

個人でタスク管理するポイント


スケジュール管理する上で必要となるのがタスク管理です。

個人のタスク管理は、タスク名、期限、進捗状況の3つで紐づけをし、進捗管理することがポイントとなります。個人のタスクは、チームのスケジュール管理したタスクを、各個人のタスク管理に落とし管理したりもします。

個人でタスク管理する上で注意する点は、管理表をこまめに確認、更新することです。必要であれば、タスクごとに優先度を設定したり、メモの追加を行いましょう。

チームでタスク管理するポイント

チームのタスク管理は、タスク名、期限、進捗状況にプラスして、担当者名、プロジェクトのスケジュール、の5つで紐づけをし、進捗管理することがポイントとなります。

チームでタスク管理する上で注意する点は、チームメンバー全員が管理表を確認、更新することです。必要に応じて会議を行い、進捗内容の報告や優先順位の確認を行いましょう。

Excelでスケジュール管理するメリット6つ

Excelは多岐にわたるスケジュール管理をする上で、個人でも企業でもすぐ利用することのできるスケジュール管理ツールです。

ここでは、Excelでスケジュール管理するメリットを6つご紹介します。

1:初心者でも使いやすい


Excelは、学生の頃から使用している方も多いのではないでしょうか。また、現代ではほとんどの企業が日常的に使用しているため、基本操作に困る方はほとんどいません。

Excelは機能が充実していてカスタマイズ性が高いため、初心者でも使用しやすいという特徴があります。

2:コストがかからない


ほとんどの企業がパソコンにExcelを入れています。そのため、プロジェクトを管理しようとした際にすぐ無料で使用ができます。

また、社員のほとんどに使用経験があるため、学習コストが発生することもないでしょう。その他維持費や開発費も不要であるため、コストはかかりません。

3:直感的に状況を把握できる


直感的に状況を把握するためには、プロジェクト全体の流れを即時把握できるものが必要になります。Excelは、タスク管理する上でカレンダーが一覧で表示されるようになっています。

そのため、プロジェクト全体の進捗状況や完了までの大まかな流れが確認でき、スケジュールが把握しやすくなるでしょう。

チームメンバー全体がプロジェクトの進捗状況を把握しておくことで、納期に遅れるという事態を防ぐことに繋がっていきます。

4:柔軟にカスタマイズできる

Excelは必要とする項目や関数の追加、他の機能との組み合わせやデータ挿入が簡単にできるため、自分にあった内容でカスタマイズできます。

また、使い慣れている人が多いため、カスタマイズする際の負担が少ないこと、難易度も高くないことが特徴としてあげられます。

5:無料のテンプレートが豊富にある


Excelには無料で使用できるテンプレートが豊富にあります。見易いToDoリストや、ガントチャート、工程表等、多くの種類があるため、自分が使いやすいテンプレートを探しましょう。

ガントチャートや工程表等は、一から作ると大変な作業です。Excelでは自作では難しいテンプレートが、無料でダウンロードできます。そのため、Excelでのスケジュール管理にはテンプレートの活用をおすすめします。

6:生産性の向上が見込める


個人ひとりひとりの生産性を上げるために必要な事の1つに、スケジュール管理があげられます。スケジュール管理にて情報のインプット、アウトプットを漏らさず明記することにより、リアルタイムで集計、見える化することが効果的とされています。

Excelでのスケジュール管理は、導入する上でのハードルが低く、プロジェクトごとに簡単にカスタマイズすることができるため、管理にかかる時間が少なく、その分業務に時間を費やすことができます。

少ない作業量で、進捗把握やタスクの整理ができるため、生産性の向上へ繋がっていくでしょう。

Excelでスケジュール管理するときの注意点4つ


Excelでスケジュール管理する上で注意すべきことがあります。

それは、Officeがない場合は導入コストがかかることや、操作端末によっては操作性が悪いこと、ファイル共有時の保存に注意が必要であること、バージョンの管理に手間がかかること、の4点になります。

ここでは上記4点についてご紹介します。

1:Officeがない場合は導入コストがかかる


所有しているパソコンに必ずしもExcelが入っているとは限りません。Excelがインストールされていない場合は、Microsoft Officeを購入する必要があります。

Excel単体であれば1万6千円程度、Office製品はどのようなパッケージを選ぶかによりますが1万2千円~3万8千円程度導入コストが発生します。

2:端末によっては操作性が悪い


Excelはパソコンだけではなく、タブレットやアイパッドにもインストールできます。軽量で持ち運びしやすいため、外出先で使用する機会が多いでしょう。

しかし、タブレットやアイパッドで使用する場合、パソコンで使用するよりも機能が少なく、また操作も異なります。

仕事で使用する際は、パソコンを利用するほうが良いでしょう。

3:ファイル共有時の保存に注意が必要

Excelのファイルを共有する際には、チーム内での情報の共有やタイミングへの注意が必要となります。

1つ目に、環境が異なる複数の端末にてExcelのファイルの共有を行うと、セルの幅や高さ、また印刷範囲が変更されてしまうことがあります。この影響により総ページ数が変わる場合もあります。

2つ目に、ファイルを確実に保存するためには編集・保存のタイミングをチーム内でずらす必要があります。また、ファイルをリアルタイムで共有することができないので、保存してから閲覧しなければなりません。

4:バージョンの管理に手間がかかる


Excelでプロジェクト管理を進める際、チームメンバー全員が書き込み等の編集を行います。

そのため、編集する上での明確なルールを決めておく必要があります。そうしなければ、各メンバーの現時点での進捗状況や、情報の更新の有無が把握できなくなり、プロジェクトが回らなくなってしまいます。

Excelは、ファイルが最新の情報に更新されているのか曖昧になりやすいため、管理する上で手間がかかります。また、複製や配布も可能であるため、ファイルが乱立しないよう管理する必要があります。

Excelでスケジュール管理ができるテンプレート3選


Excelで使用できるテンプレートの中で、スケジュール管理に特化したテンプレートがあります。

ここでは、Excel Pro工程表、ガンチャート、Excel工程表の3つをご紹介します。

それぞれの機能や特徴をみていきましょう。

1:Excel Pro 工程表

Excel Proは工程表作成ソフトで、3か月ごとの工程表の作成が可能です。

主な機能として、開始日、終了日の入力によるガンチャートの自動表示や、想定工程と実績工程の入力及び表示等ができます。また、年、月を指定すると、日別の記録とガンチャートが再計算されて表示されるため、次月に代わっても簡単に書き直すことができます。

デザイン面では、青矢印にて予定期間、赤矢印にて実施期間が描写されるため、進捗状況を直感的に把握することができます。

2:ガントチャートforExcel

ガンチャート for Excelは、2001年から100年間の、日別、週別、月別、年別ごとの工数表の作成、表示が可能です。

主な機能として、分類や担当別での表示、変更内容の全シートへの反映、日付変更によるチャートの自動移動ができます。

デザイン面では、チャートの太さや色、位置等様々な設定ができ、また進捗把握のためのイナズマ線、マイルストーンの描画が可能です。

3:簡単!Excel工程表

Excel工程表は、週別、月別、土日祝日、全体ごとの工程表の作成、表示が可能です。

主な機能として、範囲選択することで全パターンの作図や、前もって登録した語句の挿入、休業日の設定、テキストの追加も可能です。作成済みのExcelファイルや、オリジナルブックで作図を検討している場合等に、最適なテンプレートです。

特徴の一つとして、関数での操作は含まれていないため、簡単にカスタマイズできます。

Excelのスケジュール管理を活用して仕事を効率化しよう


Excelのスケジュール管理を活用することにより、個人、チームのタスクが把握しやすくなります。タスク管理を行うことは、仕事をより効率化する手助けになるため、プロジェクトの進捗にも大きく関わってくるでしょう。

納期までにプロジェクトを終わらせるために、Excelのテンプレートを活用しましょう。テンプレートの種類も数多くあるため、自分にピッタリなものを見つけ、効率よく仕事を進めていきましょう。

記事スコア: 125

CXBOTTLE編集部の他の記事も読む

  • Taskworldが持つ特徴8つとメリット4つ!料金プランや使い方も解説

    TaskworldについてTaskworldとはタスク管理ツールです。その特徴は充実した機能と、洗練され使いやすくデザインされたひとつひとつのツールの使い易さです。 機能性と使いやすさの2つを追求した、総合タスク管理、プロジェクト管理ツールとしてTaskwor 続きを読む

  • QuickSolutionの4つの特徴|7つの導入メリット・料金プランを紹介

    QuickSolutionとはQuickSolutionは、日本の産学官連携による共同研究によって開発された純国産の企業内検索ソフトです。QuickSolutionのコア・アルゴリズムは豊橋技術科学大学で開発され、その後、住友電工・住友電工情報システムが評価や 続きを読む

  • AdFlowとは?AdFlowの特徴7つに制作に必要な搭載機能7つを紹介

    AdFlowとは?AdFlowは、創業の2007年からインターネット広告を中心に10万本を超える広告クリエイティブを手掛けてきた株式会社クリエイターズマッチが、自社の業務を効率化するために開発した、制作現場から生まれたプロジェクト管理ツールです。アパレル・化粧 続きを読む

  • flouuの特徴と機能4つ|flouuの導入メリット4つや料金プランなど紹介

    flouuとはflouu(フロー)とは、プライズ株式会社が提供するオンラインナレッジ共有ツールです。テレワーク人口の増加にともない社員同士が対面する機会が減っています。そのため、どのような手段で情報の管理・共有をするのかは多くの企業が抱える共通の課題となってい 続きを読む

  • Brushupとは|Brushupの特徴5選や料金プラン4選など紹介

    BrushupとはBrushupとは、イラストや動画など作品の校正や受け渡しを工程管理も含めて1つにまとめられるツールです。Webサイトやドキュメント、広告や動画、イラスト、デザインなどにコメントや手描きでフィードバック可能です。必要なやり取りも同時に行え、効 続きを読む

  • Qastとは?Qastの特徴6つと特徴的な機能7選に料金プランを紹介

    Qastとは?Qastとは、Q&Aとメモを使って社内のナレッジを共有する、知恵袋のような情報共有ツールです。社内のわかりづらい作業やシステムなど、何度も同じ説明を繰り返すのは非効率的ですが、Qastを使えばいつでもQ&Aを見直せるので、何度も説 続きを読む

  • クラウドログの特徴7つを解説!利用料金や5つの導入事例も紹介

    クラウドログ(CrowdLog)とは?クラウドログとは、クラウドワークスが提供しているクラウド型プロジェクト管理サービスのことを指します。これは、同社が以前提供していた「イノピーエム」を全面リニューアルしたものです。働き方が目まぐるしく変化している現代において 続きを読む

  • Bizer teamとは?Bizer teamの特徴6つや料金プランを解説

    Bizer teamとは?「Bizer team」とは、チームの生産性を上げることを目的としたタスク管理ツールです。チェックリストによる業務フローの可視化と、メンバー全員による進捗状況の共有ができます。それによって仕事の解像度があがり、チームが協力しやすくなり 続きを読む

  • SAVVY/EWAPとは?SAVVY/EWAPの特徴6つや料金を解説

    SAVVY/EWAPとは?SAVVY/EWAP(サビー・イーワップ)はジップインフォブリッジ株式会社が2006年11月から販売している、全文検索エンジンと多観点ツリー搭載の情報検索システムです。同社がすでに展開している超高速全文検索エンジンSAVVYシリーズの 続きを読む

  • ZACの特徴9つ|料金プランやZACを活用しやすい業種5つも紹介

    ZACとは?プロジェクトの成否は、企業の業績を左右するキーファクターです。プロジェクトを成功させるためには適切なマネジメントが必要ですが、従来のアナログな手法ですべて行うには限界もあるでしょう。経費管理や販売管理など、企業の基幹業務を一括して効率よく管理する必 続きを読む

  • Quipが持つ特徴4つと料金プラン|メリットや使い方も解説!

    Quipとはどんなツール?Quipは、リアルタイムのデータ、組み込みの共同作業ができるツールになります。文書やスプレッドシート、チャットがうまく組み合わさっているというものです。文書、スプレッドシート、スライドの作業を共同で行い商談で活用できます。営業活動がこ 続きを読む

  • デスクトップで使えるToDoリストのおすすめツール12選|活用するメリット

    ToDoリストとは?ToDoリストとは、「やるべきこと」のリストです。やるべきことには、仕事だけでなく、「○を買う」といった日常の買い物のメモや、「○さんに電話」「メール送信」という細かい作業も含めることができます。ToDoリストを作る方法には、メモや手帳など 続きを読む

  • Remenber The Milkって何?特徴6選やおすすめの使い方を解説

    タスク管理ツール「Remember The Milk」とは?2005年にリリースされた「Remember The Milk」は、シンプルなタスク管理ツールで、起動スピードが速く、忙しい人に最適なTo Doアプリです。Windows版、Mac版のほか、Andro 続きを読む

  • ただのメモ帳でないEvernoteとは?仕事でのおすすめの活用方法7選

    Evernoteとは?皆さんはEvernoteという言葉を聞いたことがあるでしょうか。"Evernote"とは、ノートを取るようにテキストや画像、文書など大切なものを何でも記録しておくことができるツールです。パソコンやスマートフォン、タブレットなどあらゆる端末 続きを読む

  • Slackを活用してタスク管理!連携すると便利なタスク管理ツール7選

    Slackとは?Slackとは職場などでの新しいコミュニケーションツールの1つです。Slackはメールの様なお互いのやり取りだけでなく、会話やフォローが簡単でアイコンなどでコミュニケーションが取りやすく、通話やファイル共有、他のアプリ連携が可能です。また、グル 続きを読む

  • WBSとは?導入するべき理由5選や導入する際の注意点について解説

    WBSとは何か?WBSとは「Work Breakdown Structure」という言葉の略であり、「作業分解構成図」という意味になります。WBSという単語は、システム開発の時に使われることが多く、プロジェクトの計画を立てる時に作成します。今回は、このWBSを 続きを読む

  • タスク管理ツールを徹底比較!おすすめのタスク管理ツール15選

    タスク管理とは?タスク管理とは、仕事や学習目標などを達成するために必要な作業をブレークダウンした「タスク」の実行順序や進捗状況を管理することです。タスク管理は「ToDo管理」と呼ばれることもありますが、管理内容が異なります。タスク管理は、プロジェクトの管理にも 続きを読む

  • カンバン方式のタスク管理とは?得られる効果やおすすめアプリ・ツール6選を紹介

    カンバン方式とは何? カンバン方式は、トヨタ自動車が開発した生産管理の方法で「カンバン」と呼ばれる生産指示書により工程管理、在庫管理を行う方法です。複雑なシステムを使わずに在庫を最小にできます。ジャストインタイムと対で語られ、メンバーにわかりやすいようにタスク 続きを読む

  • Googleカレンダーをガントチャートのように使うには?連携できるツールも紹介

    Googleカレンダーとは何?Googleカレンダーというのは、Googleが提供している無料のオンラインカレンダーアプリです。GoogleカレンダーではGmailやドライブなど他のGoogleサービスと連携したり、グループでスケジュールを管理したりできます。 続きを読む